タスクの時間管理について

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定期的に #gtdjp [email protected][email protected]ですが…

そもそもそれがブログネタになるじゃん、と( ´ ▽ ` )ノ

ということでこちらのつぶやきをネタとして拝借することにw

 

ヨシナさんはタスク管理から実行の計画まで綿密に立てている方です。確か、そのタスクの開始日時と終了日時は、実際にそのタスクを実行する際の開始日時と終了日時にほぼ等しいところまで管理できている状態まで管理されていたと思います。なので、自然と開始日時を重視することになっているのかなと( ´ ▽ ` )ノ

ですが、自分の場合は登録したタスクそのものと、実際に実行する時間は大きく開きがあるので…

こんな感じの回答をしました。

140文字で書ききれなかった部分の補足を少々…

まず、自分が管理しているタスクの開始時刻と終了時刻の定義をします。

開始日時
この時間までタスクを開始することが出来ない日時
デッドライン
この時間までにタスクを終わらせないと問題が発生する日時
終了日時
この時間までにタスクを終わらせたいと思っている日時

こうしている理由は、タスク管理そのものと実際の行動管理は完全に分けているからです。

基本的には週次レビューなどのタイミングで次の週の予定を整理しているので、その際にいつ何をやるかを決めるための指標としてOmniFocusのリストを使っています。

その際に、いつからいつまでにやる必要がある or やりたいと思っていたのかが日時の項目からわかるようになります。デッドラインについては項目が無いので、メモ欄などに書く or 関連資料を纏めたEvernoteのノートへのリンクで見るようにしているのが微妙なんですが(^_^;)

仕事で勤怠管理などの提出などのタスクを例とすると…

開始日時
締め日にならないと情報が集まらないので、それまでは実行出来ない
デッドライン
職場で決まってる提出期限
終了日時
次の日の午前中

まず、開始日時として、必要な情報が集まるまで動かない様にしています。

この例としては勤怠管理などでは当然元になる情報が決まる締め日まで動けないことになります。

次にデッドラインは、こういったものでは提出期限が明確に決められていると思うので自明です。

ですが、デッドラインぎりぎりに作業するのはいろいろとエキサイティングな事態になり得るので、可能な限り早いうちに処理することが出来るような終了日時を設定しています。

ここでは数時間程度のスパンのタスクを例示しましたが、実際に自分が管理しているタスクだと場合によっては開始日時から終了日時までの間には数日程度の開きがあるものもあります。

また、終了日時とデッドラインの間にも、可能な限り同じくらいのの余裕(バッファ)を持たせる様にしています。

※ある程度余裕があるタスクであるのが前提です。即時やらなきゃならない様な緊急事態はまた別になります(^_^;)

勤怠管理などは、ほぼ毎月の様に同じ時間に処理することになると思いますが(なのでヨシナさんの様にもっと詰めて登録することが出来る)、繰り返しタスクとして設定する事を考慮(朝1番で何か緊急の作業がある月もあるかもしれない)してそれでも少し余裕を入れます。

また、その他の理由として、空いた時間に気まぐれでタスクをやりたいときは、予測→コンテキストの順番で確認するようにしているからというものがあります。

予測ビューは、その日に期限があるタスクが一覧出来るのと、そもそもiPhone上にバッヂ表示が出来るので、目に付きやすい物を見ている感じです。

で、それでもやることがないときには次にコンテキストビューを見るので、開始時刻を設定しておけばこの際に開始時刻に満たないタスクが色分け表示されるのでこれまた見やすい。
その辺りの事情から、予測ビューで見れる終了時刻を重視して、コンテキストなどで見やすくなるだけの開始時刻は後回し、という感じになっています。

また、他の理由として、それでも実行できずにリマインダ(期限切れ)を受ける場合、OmniFocusのリマインダは終了時刻に飛んできます。

なので、リマインダ=デッドライン超えとなってしまって問題になることを防ぐ意味でも、終了時刻からの余裕を取るために重要視する必要があると考えています。

ということで、少しツールに使われてる感があるのですが、それが自分にとってやりやすい方法なのでこんな感じですということで( ´ ▽ ` )ノ


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